How do we check whether a Ukrainian counterparty is sanctioned?

Screening must cover the entity, its beneficial owners and its directors, against Ukrainian, EU, UK, US and other applicable lists, and must apply ownership and control tests rather than name matching alone. An entity may be restricted because a listed person holds an interest in it even though the entity itself is not named.

Who must file beneficial ownership information?

Ukrainian legal entities must record and maintain their ownership structure and ultimate beneficial owners in the state register, confirm the information annually and update it when it changes. Foreign-owned entities frequently miss the annual confirmation, which carries a fine on the director personally.

Does GDPR apply to our Ukrainian entity?

It can, where the entity processes personal data of individuals in the EU in the context of offering goods or services or monitoring behaviour. Ukrainian data protection law applies independently. Where both apply, we align a single set of controls to the higher standard rather than maintaining two regimes.

What triggers a licence requirement?

Ukrainian law lists the activities subject to licensing — they include certain financial, medical, educational, security, transport and energy activities. The classification depends on what the business actually does rather than how it is described in its charter, and operating without a required licence exposes the company to fines and the transaction to invalidity.

Strona główna/Usługi/Compliance i regulacje

Compliance i regulacje

Uchybienia compliance w Ukrainie rzadko dają o sobie znać wcześniej. Wychodzą przy weryfikacji bankowej, audycie lub transakcji — wtedy, gdy koszt naprawy jest najwyższy.

Wprowadzenie

Firmy międzynarodowe działające w Ukrainie mierzą się z otoczeniem compliance ukształtowanym przez kilka nakładających się reżimów: ukraińskie przepisy o monitoringu finansowym, programy sankcyjne Ukrainy, UE, Wielkiej Brytanii i USA, wymogi przejrzystości beneficjentów rzeczywistych, licencjonowanie sektorowe i ochronę danych. Każdy rządzi się własną logiką, a system kontroli zaprojektowany pod jeden nie spełni wymagań pozostałych.

Pomagamy ustalić, co naprawdę firmy dotyczy, zbudować proporcjonalne kontrole i zareagować, gdy coś poszło nie tak. Nasza praca jest praktyczna: procedury, którymi zespoły operacyjne są w stanie się posługiwać, screening, który wyłapuje to, co istotne, i działania naprawcze, które zamykają problem, a nie tylko go dokumentują.

Typowe sytuacje

Grupa musi potwierdzić, że ukraiński kontrahent nie jest objęty sankcjami ani nie należy do osoby objętej sankcjami.
Bank zakwestionował beneficjenta rzeczywistego ujawnionego w rejestrze.
Działalność rozpoczęto bez wymaganej licencji.
Zgłoszenie sygnalisty wymaga niezależnego postępowania wyjaśniającego.
Działalność w Ukrainie trzeba włączyć w globalny system compliance grupy.

Zakres prac

Czym się zajmujemy

Sprawy, które prowadzimy w ramach tej specjalizacji. Zlecenie zwykle łączy kilka z nich, a nie ogranicza się do jednej pozycji.

Sankcje

Weryfikacja kontrahentów, właścicieli i łańcuchów dostaw wobec list ukraińskich, UE, brytyjskich i amerykańskich oraz doradztwo co do dopuszczalnych transakcji i wniosków o zezwolenia.

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Obowiązki monitoringu finansowego dla podmiotów regulowanych, procedury poznania klienta i sprawozdawczość.

Beneficjenci rzeczywiści

Zgłoszenia struktury właścicielskiej, coroczne potwierdzenie i korekta błędnych wpisów w rejestrze.

Licencje

Ustalenie działalności wymagającej licencji lub zezwolenia, przygotowanie wniosków i utrzymanie warunków licencyjnych.

Ochrona danych

Przetwarzanie danych osobowych według prawa ukraińskiego oraz, gdy to istotne, dostosowanie do RODO przy przetwarzaniu transgranicznym.

Przeciwdziałanie korupcji

Polityki, weryfikacja podmiotów trzecich oraz kontrola prezentów i gościnności zgodne z UK Bribery Act i FCPA.

Postępowania wewnętrzne

Poufne wyjaśnianie podejrzeń nieprawidłowości, z ustaleniami przygotowanymi dla zarządu i — gdy trzeba — dla organów nadzoru.

Kontakty z regulatorami

Korespondencja, kontrole i relacje z ukraińskimi organami nadzoru, w tym odpowiedzi na wezwania o informacje.

Jak pracujemy

Od pierwszej rozmowy do zakończenia

Przewidywalny przebieg z pisemnym rezultatem na każdym etapie, dzięki czemu zawsze wiadomo, na czym stoi sprawa i ile kosztuje kolejny krok.

Ocena stanu

Ustalamy, które reżimy mają zastosowanie i gdzie obecne rozwiązania są niewystarczające.

Projektowanie

Polityki, procedury screeningu i kontrole proporcjonalne do rzeczywistego ryzyka, a nie uniwersalny wzorzec.

Wdrożenie

Zgłoszenia złożone, licencje uzyskane, szkolenia przeprowadzone, odpowiedzialność przypisana.

Monitorowanie

Okresowe przeglądy, aktualizowany screening i wsparcie, gdy pojawi się problem.

Dlaczego klienci wybierają nas

Znajomość lokalnych realiów, międzynarodowe standardy

Pracujemy tak, jak oczekują tego działy prawne naszych klientów i ich międzynarodowi doradcy: jasno określony zakres, pisemne opinie, raportowanie po angielsku i żadnych niespodzianek w honorariach.

Opinie po angielsku, napisane tak, by mógł z nich korzystać zarząd nieznający prawa ukraińskiego.
Wycena uzgodniona przed rozpoczęciem prac, ze stawkami ryczałtowymi tam, gdzie pozwala na to zakres.
Za sprawę odpowiada konkretny wspólnik, a nie zmieniający się zespół.
Działamy w Ukrainie od 2003 roku — przez każdy kolejny cykl zmian regulacyjnych.

Pytania

Najczęściej zadawane

Jak sprawdzić, czy ukraiński kontrahent jest objęty sankcjami?

Weryfikacja musi objąć spółkę, jej beneficjentów rzeczywistych i członków zarządu wobec list ukraińskich, unijnych, brytyjskich, amerykańskich i innych właściwych, i stosować testy własności oraz kontroli, a nie samo dopasowanie nazwy. Podmiot może być objęty ograniczeniami dlatego, że osoba z listy ma w nim udział, choć sam nie został wymieniony.

Kto musi zgłaszać dane o beneficjentach rzeczywistych?

Ukraińskie osoby prawne muszą ujawnić i utrzymywać w rejestrze państwowym swoją strukturę właścicielską i beneficjentów rzeczywistych, corocznie potwierdzać te dane i aktualizować je przy zmianach. Spółki z kapitałem zagranicznym często pomijają coroczne potwierdzenie, za co kara nakładana jest osobiście na dyrektora.

Czy RODO dotyczy naszej ukraińskiej spółki?

Może, jeśli spółka przetwarza dane osobowe osób w UE w związku z oferowaniem towarów lub usług albo monitorowaniem zachowań. Ukraińskie prawo ochrony danych stosuje się niezależnie. Gdy oba reżimy mają zastosowanie, dostosowujemy jeden zestaw kontroli do wyższego standardu, zamiast utrzymywać dwa równolegle.

Co powoduje obowiązek licencyjny?

Prawo ukraińskie wymienia działalności podlegające licencjonowaniu — należą do nich określone usługi finansowe, medyczne, edukacyjne, ochroniarskie, transportowe i energetyczne. Kwalifikacja zależy od tego, co firma faktycznie robi, a nie jak opisano to w statucie, a działalność bez wymaganej licencji naraża spółkę na kary, a transakcję na nieważność.

Powiązane

Następny krok

Porozmawiajmy o Państwa sprawie

Proszę napisać, co mają Państwo osiągnąć w Ukrainie. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna i poufna — powiemy wprost, czy jesteśmy właściwą kancelarią do tego zadania.

Zamów konsultację +38 044 240 75 10