How do we check whether a Ukrainian counterparty is sanctioned?

Screening must cover the entity, its beneficial owners and its directors, against Ukrainian, EU, UK, US and other applicable lists, and must apply ownership and control tests rather than name matching alone. An entity may be restricted because a listed person holds an interest in it even though the entity itself is not named.

Who must file beneficial ownership information?

Ukrainian legal entities must record and maintain their ownership structure and ultimate beneficial owners in the state register, confirm the information annually and update it when it changes. Foreign-owned entities frequently miss the annual confirmation, which carries a fine on the director personally.

Does GDPR apply to our Ukrainian entity?

It can, where the entity processes personal data of individuals in the EU in the context of offering goods or services or monitoring behaviour. Ukrainian data protection law applies independently. Where both apply, we align a single set of controls to the higher standard rather than maintaining two regimes.

What triggers a licence requirement?

Ukrainian law lists the activities subject to licensing — they include certain financial, medical, educational, security, transport and energy activities. The classification depends on what the business actually does rather than how it is described in its charter, and operating without a required licence exposes the company to fines and the transaction to invalidity.

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Compliance e regolamentazione

In Ucraina le carenze di compliance raramente si annunciano. Emergono durante una verifica bancaria, un audit o un'operazione, quando il costo di rimediare è più alto.

Panoramica

Le imprese internazionali che operano in Ucraina si muovono in un contesto di compliance formato da più regimi sovrapposti: le regole ucraine di monitoraggio finanziario, i programmi sanzionatori di Ucraina, Unione europea, Regno Unito e Stati Uniti, gli obblighi di trasparenza sulla titolarità effettiva, le licenze settoriali e la protezione dei dati. Ciascuno ha una logica propria, e un sistema di controlli disegnato per uno non soddisfa gli altri.

Aiutiamo le imprese a stabilire che cosa si applichi davvero a loro, a costruire controlli proporzionati e a reagire quando qualcosa è andato storto. Il nostro lavoro è pratico: procedure che le funzioni operative riescono a seguire, screening che intercetta ciò che conta e rimedi che chiudono il problema invece di documentarlo.

Situazioni tipiche

Un gruppo deve accertare che una controparte ucraina non sia sanzionata né riconducibile a un soggetto sanzionato.
Una banca ha contestato il titolare effettivo risultante dal registro.
Un'attività è stata avviata senza la licenza richiesta.
Una segnalazione whistleblowing richiede un'indagine indipendente.
L'attività ucraina va ricondotta al sistema di compliance globale del gruppo.

Ambito di attività

Di cosa ci occupiamo

Le attività che seguiamo in quest'area. Un incarico di solito ne combina diverse, anziché limitarsi a una sola voce.

Sanzioni

Verifica di controparti, soci e catene di fornitura rispetto alle liste ucraine, UE, britanniche e statunitensi, e assistenza su operazioni consentite e istanze di autorizzazione.

Antiriciclaggio

Obblighi di monitoraggio finanziario per i soggetti vigilati, procedure di adeguata verifica della clientela e segnalazioni.

Titolarità effettiva

Comunicazioni sulla struttura proprietaria, conferma annuale e rettifica delle iscrizioni errate.

Licenze

Individuazione delle attività soggette a licenza o autorizzazione, predisposizione delle istanze e mantenimento delle prescrizioni.

Protezione dei dati

Trattamento dei dati personali secondo il diritto ucraino e, ove rilevante, allineamento al GDPR per i trattamenti transfrontalieri.

Anticorruzione

Procedure, verifica dei terzi e controlli su regali e ospitalità allineati allo UK Bribery Act e al FCPA.

Indagini interne

Indagine riservata su sospette irregolarità, con esiti strutturati per il consiglio e, ove necessario, per le autorità.

Rapporti con le autorità

Corrispondenza, ispezioni e rapporti con le autorità ucraine, comprese le risposte alle richieste di informazioni.

Come lavoriamo

Dalla prima telefonata alla conclusione

Una sequenza prevedibile con un risultato scritto a ogni fase, così da sapere sempre a che punto è la pratica e quanto costa il passo successivo.

Valutazione

Individuiamo quali regimi si applicano e dove gli assetti attuali non sono sufficienti.

Progettazione

Procedure, sistemi di screening e controlli proporzionati al rischio reale, non un modello standard.

Attuazione

Adempimenti eseguiti, licenze ottenute, formazione erogata e responsabilità assegnate.

Monitoraggio

Revisione periodica, screening aggiornato e supporto quando emerge un problema.

Perché i clienti si rivolgono a noi

Conoscenza del contesto locale, standard internazionali

Lavoriamo come si aspettano gli uffici legali dei nostri clienti e i loro consulenti internazionali: perimetro chiaro, pareri scritti, reportistica in inglese e nessuna sorpresa sugli onorari.

Pareri in inglese, redatti perché siano utilizzabili da un consiglio di amministrazione che non conosce il diritto ucraino.
Preventivi concordati prima di iniziare, con compensi a forfait dove l'ambito lo consente.
Un socio nominativamente responsabile della pratica, non una squadra che ruota.
Attivi in Ucraina dal 2003, attraverso ogni ciclo normativo da allora.

Domande

Domande frequenti

Come si verifica se una controparte ucraina è sanzionata?

Lo screening deve riguardare la società, i suoi titolari effettivi e i suoi amministratori, rispetto alle liste ucraine, UE, britanniche, statunitensi e alle altre applicabili, e deve applicare i test di proprietà e controllo, non il solo confronto dei nomi. Una società può essere colpita perché un soggetto in lista vi detiene una partecipazione, pur non essendo essa stessa nominata.

Chi deve comunicare i dati sulla titolarità effettiva?

Le persone giuridiche ucraine devono iscrivere e tenere aggiornata nel registro statale la struttura proprietaria e i titolari effettivi, confermare i dati ogni anno e aggiornarli quando cambiano. Le società a capitale estero saltano spesso la conferma annuale, che comporta una sanzione a carico personale dell'amministratore.

Il GDPR si applica alla nostra società ucraina?

Può applicarsi, se la società tratta dati personali di persone che si trovano nell'Unione europea nell'ambito dell'offerta di beni o servizi o del monitoraggio del comportamento. La normativa ucraina sulla protezione dei dati si applica in via autonoma. Quando valgono entrambe, allineiamo un unico sistema di controlli allo standard più alto invece di mantenere due regimi.

Che cosa fa scattare l'obbligo di licenza?

La legge ucraina elenca le attività soggette a licenza: vi rientrano determinate attività finanziarie, sanitarie, formative, di sicurezza, di trasporto e nel settore energetico. La qualificazione dipende da ciò che l'impresa fa davvero, non da come è descritta nello statuto, e operare senza la licenza richiesta espone la società a sanzioni e l'operazione a nullità.

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Diteci che cosa dovete ottenere in Ucraina. Il primo colloquio è gratuito e riservato: vi diremo con franchezza se siamo lo studio giusto per questo incarico.

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